INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13, GDPR – Diventa volontario

Identità e contatti del titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è World Vision Italia Onlus (di seguito: “WV.ITA” o “il Titolare”), con sede in Via Lago di Lesine 57, 00199 Roma (RM) – C.F. 97502890581, e-mail sostenitori@wveu.org.

Fonte e finalità del trattamento
I dati personali conferiti sono raccolti direttamente presso l’interessato (candidato a volontario).
Sono trattati per le seguenti finalità:
1. eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, per valutare, analizzare e selezionare i candidati che si sono spontaneamente offerti di diventare volontari WV.ITA, con eventuale accettazione e inserimento nell’organico di volontariato
2. conservazione dei dati dell’aspirante volontario negli archivi di WV.ITA, anche dove non selezionato
3. ottemperare a norme amministrative e di altro genere obbligatorie in forza di legge nazionale vigente o in virtù di decisioni dell’Unione Europea
4. eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui nostri progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, sondaggi e ricerche
5. eseguire attività marketing diretto con profilazione connessa al marketing diretto in base alle preferenze e caratteristiche del candidato a volontario
6. elaborazioni statistiche sulle candidature a volontario.

Modalità del trattamento
1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema informativo. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
2. Per l’esecuzione dei trattamenti di cui al punto 1, “Fonte e finalità del trattamento”, WV.ITA eseguirà analisi – senza mezzi elettronici – incrociando le informazioni rilasciate dal candidato a volontario per creare un profilo e valutare se sia di interesse per le attività per le quali è in corso o prospettica la selezione di volontari.
3. Per l’esecuzione di attività di profilazione connessa al marketing diretto di cui al punto 5, “Fonte e finalità del trattamento”, WV.ITA analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze e le caratteristiche del candidato (es.: disponibilità, tipo di attività che il candidato preferisce svolgere, altre preferenze o interessi dichiarati compilando il form anche nel campo “messaggio”). Pertanto, WV.ITA eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni relative all’aspirante volontario, affinché questi sia contattato per informazioni su progetti, iniziative ed eventi, sondaggi e ricerche di suo interesse e in linea con le sue preferenze, evitando di essere disturbato da contatti non graditi.
4. Per l’esecuzione di attività di marketing diretto – senza e con profilazione – di cui ai punti 4. e 5. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, il Titolare utilizza i recapiti di contatto forniti e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale il candidato a volontario. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per gli scopi di cui ai punti 4. e 5., “Fonte e finalità del trattamento” soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente a WV.ITA per tali contatti.
5. I contatti di cui ai punti 4. e 5. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento” potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: telefono con operatore) o elettronica (es.: e-mail, Sms)
6. Le finalità di cui al punto 6., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

Base giuridica del trattamento
In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:
1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato ad adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie per dar corso alla richiesta di diventare volontario per WV.ITA.
2. per le finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di WV.ITA nell’avere a disposizione profili utili per inserire la persona nel proprio servizio di volontariato e ricontattarlo. Ciò è, altresì, bilanciato dall’interesse dell’aspirante volontario a ricevere contatti per proposte di collaborazione con WV.ITA verso cui ha già manifestato disponibilità a lavorare per le attività sul territorio da questa organizzate, sia esso stesso già stato impiegato oppure scartato in fase di prima selezione
3. per le finalità di cui al punto 3. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi legali cui il Titolare è soggetto
4. per le finalità di cui al punto 4. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di WV.ITA nel mantenere attivo il rapporto instaurato dal candidato a volontario che, sostenendo WV.ITA con la propria prestazione d’opera, ha manifestato gradimento e condivisione delle nostre cause a sostegno dei diritti e delle libertà dei bambini in stato di bisogno. Il Titolare informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, su quali sono i progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il proprio costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sui servizi erogati coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dalle aspettative della persona a ricevere informazioni che riguardano temi di suo interesse e, pertanto, di suo manifestato gradimento, attivandosi con la richiesta di offrirsi come volontario per WV.ITA e, dunque, condividendo le cause di WV.ITA
5. per le finalità di cui al punto 5. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR)
6. per le finalità di cui al punto 6., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di WV.ITA per valutare la numerosità delle persone che si prestano gratuitamente a supportare le proprie attività istituzionali organizzate sul territorio.

Criteri della raccolta dei dati
Sono da considerarsi di carattere obbligatorio di conferimento i dati contrassegnati con asterisco, poiché in loro assenza non potrà essere evasa la richiesta di esaminare la candidatura a volontario e deciderne la selezione ed inserimento in organico. Il messaggio è di conferimento facoltativo e in assenza l’interessato avrà comunque diritto di avere considerata la propria candidatura a volontario per WV.ITA.
La necessità di richiedere i dati quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, WV.ITA ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire all’interessato di presentare la candidatura e a WV.ITA di analizzarla e valutare la professionalità per i propri scopi di gestione del servizio di volontariato in funzione delle esigenze di impiego di volontari sul territorio.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati
1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte al servizio volontari, alle attività istituzionali, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.
2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 4., 5. e 6., “Fonte e finalità del trattamento”.

Ambito di comunicazione dei dati
1. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti.
2. I dati potrebbero essere comunicati a forze dell’ordine, alla magistratura o organi di controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria del Titolare o di un terzo.

Periodo di conservazione dei dati
In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il criterio del periodo di conservazione determinato dal Titolare è il seguente:

1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla valutazione, analisi e selezione dell’aspirante volontario.
2. per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati potrebbe essere esteso oltre la prima valutazione ed eventuale non interesse immediato per il suo profilo, qualora possa ritenersi utile per future attività di volontariato analoghe a quelle preferite del candidato.
3. per le finalità di cui al punto 3. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui il Titolare è soggetto.
4. per le finalità di cui al punto 4. “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con il candidato volontario ed informarlo sulle nostre attività istituzionali, permettendo a WV.ITA di proseguire, legittimamente, la propria missione di sensibilizzazione sulle situazioni di emergenza e disagio di poveri, emarginati e in particolare di bambini, nelle situazioni di difficoltà, aiutando WV.ITA a rendere possibile interventi di sostegno e aiuto alle comunità che vivono nel disagio, fintanto che presumiamo che la persona è interessata ai nostri principi. Ovviamente, tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui è manifestata la volontà di non ricevere ulteriori informazioni da WV.ITA, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. WV.ITA adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona
5. per le finalità di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi fintanto che il profilo dell’interessato è in linea con i contatti personalizzati creati attraverso l’incrocio delle informazioni a nostra disposizione e, dunque, fintanto che WV.ITA prosegue la propria attività di divulgazione e sensibilizzazione sulle condizioni di disagio in cui versano bambini e soggetti fragili nei Paesi in via di sviluppo, con iniziative, eventi, campagne di sensibilizzazione e di raccolta di fondi, ricerche e sondaggi che si ritiene siano di interesse della persona perché ne rispecchiano le caratteristiche e i comportamenti e sono, dunque, di suo specifico gradimento. La conservazione verrà meno, anche prima del periodo di conservazione qui descritto, se si manifesta opposizione in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali effettuato per la profilazione connessa al marketing diretto, secondo le modalità descritte al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. WV.ITA adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona
6. per le finalità di cui al punto 6. “Fonte e finalità del trattamento”, i dati personali conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Dopo i periodi di conservazione qui spiegati, i dati saranno anonimizzati per fini statistici e poi distrutti, se non altrimenti disposto da autorità di controllo, forze dell’ordine e magistratura.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE
Il trattamento, ivi compresa la conservazione, dei dati personali avvengono su server di proprietà del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando – se necessario – accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard prescritte dalla decisione 05/02/2010 della Commissione Europea (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR
Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale Via Lago di Lesine 57, 00199 Roma (RM) o all’indirizzo e-mail sostenitori@wveu.org, l’interessato può esercitare i diritti di: accesso, rettifica, revoca del consenso, cancellazione ed oblio, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto (es.: via posta e/o e-mail e/o telefono), nonché opporsi alla profilazione se connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, l’interessato può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento.

Reclamo all’Autorità di Controllo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officer
Il Data Protection Officer può essere contattato all’e-mail worldvisionitalia_dpo@pec.it per informazioni sul trattamento dei dati.